EĞİTİM SEKTÖRÜ NEDEN SAP ERP’YE İHTİYAÇ DUYAR?
1970’lerde genellikle üretim yapan ve stok tutan kurumların ihtiyacı olan ‘Malzeme ihtiyaç planlaması’ sistemleri (MRP), zamanla önemini sektör bağımsız tüm kurum ve kuruluşlarda göstermeye başlamış ve ‘Kurumsal Kaynak Planlaması’ (ERP) sistemlerine dönüşmüştür. Her geçen gün büyümeye devam eden, kendi bünyesinde muhasebe, insan kaynakları, satın alma, müşteri ilişkileri, bakım onarım vb. birçok farklı organı barındıran ve operasyonları giderek karmaşıklaşan eğitim kurumları da bu ihtiyacı bugün en az üretim yapan kuruluşlar kadar çok hissetmektedir. Ancak günümüzde eğitim sektöründe canlıya geçirilen uçtan uca ERP proje sayısı ile üretim sektöründe canlıya geçirilen proje sayısını oransal olarak karşılaştırdığımızda ne yazık ki eğitim sektöründe hizmet veren birçok karar vericinin bu ihtiyaca gerektiği kadar önem vermediğini ve uçtan uca ERP projelerine gerekli yatırımları yapmadıklarını söyleyebiliriz. Tek bir veri tabanına sahip, doğasında ilişkili tüm modülleri ile standart entegrasyona sahip uçtan uça ERP projeleri yerine, verilerini farklı uzantılardaki dokümanlarda saklayan veya yatırım maliyetleri ucuz ancak uzun vadede çok daha büyük maliyetler doğuran, birbirleri ile entegre çalışmayan “Best of Breed” (Türünün En İyisi) yaklaşımının hala çok yaygın olduğunu görüyoruz. Bu gerçeklikten dolayı bu yazımda size, eğitim sektörüne büyük yatırımlar yapmış SAP ERP sistemlerinin neden en az diğer sektörlerde olduğu kadar eğitim sektörü için de önemli ve gerekli olduğunu anlatmaya çalışacağım.
KURUMSAL KAYNAK PLANLAMANIN ÖNEMİ
Tıpkı diğer sektörlerde olduğu gibi, insan faktörünün rolü eğitim sektöründe de vazgeçilmez boyuttadır. İlk olarak insanın doğasında var olan unutkanlığın ERP sistemlerine olan ihtiyacından bahsedelim. Unutkanlık faktörü, zamanla organizasyonların gelişmesi ve büyümesi için çok kritik olan geçmişin ve bugünün verilerine ulaşılamamasına ve stratejik kararların alınamamasına neden olur. Çalışan bir personel, ne kadar disiplinli bir dosyalama yeteneğine sahip olursa olsun, gün geçtikçe verileri sakladığı dokümanlara ulaşma, verilere ulaşma hızı ve raporlama yeteneği kaybolur. Aynı zamanda kurumsal süreçlerin akışında insana bağımlılığı artıran bu yapıda, her bir personelin dosyalama formatı, veri şablonu birbirinden farklılaşacak, kurumsal standartlar ortadan kaybolacaktır. Yukarıda bahsedildiği şekilde dosya tutan bir personelin emekli olması, iş değiştirmesi gibi durumlarda ise, kendisinin yerine gelecek olan yeni personelin, uzun zamandır dosyalarda tutulan verileri toparlaması veya veri şablonunu çözmesi çok zor olacak, dolayısıyla kuruma ait geçmiş ve bugünün verileri giderek kaybolma riskiyle karşılaşacaktır. Kurum, geçmişi ve bugünü temel alan ve kurum geleceğini ilgilendiren stratejik kararlar alamayacak, rekabet ortamında rakiplerinden geri kalacaktır.
ERP sistemlerine ihtiyaç duyulmasına sebep olan diğer ikinci büyük neden “Best of Breed” dediğimiz yaklaşımda, bir kurum içinde bulunan birçok süreç, birbirinden bağımsız farklı programlarla yürütülmeye çalışılmaktadır. Bu durumu açıklamak adına, hemen hemen tüm eğitim kurumlarında var olan insan kaynakları programları ile eğitim çözümü programları iyi birer örnek olarak verilebilir. Yeni bir akademisyenin işe alımı durumunda, insan kaynakları departmanı kendi süreçlerini yürütebilmek adına bu personelin kişisel ve iletişim bilgilerini, pozisyonunu, hangi departmana bağlı olduğu gibi birçok farklı veriyi kendi sistemlerine girecektir. Aynı şekilde öğrenci işleri veya fakülteler ilgili personelin verilerini, ders atamaları veya danışmanlık onayı gibi süreçlerini yürütebilmek adına kendi sistemlerine girmek durumundadır. Her iki departmana ait fakat birbirinden bağımsız farklı programların kullanıldığı bu örnekte, personelin verilerinin her iki sisteme ayrı ayrı girilmesi büyük bir iş tekrarı ve personel eforunu ve maliyetleri artıran bir sorundur. İş tekrarlarındaki artış miktarının insana bağlı hataların artış miktarı ile doğru orantılı olduğu gerçeği de unutulmamalıdır. Personel verileri ile ilgili güncelleme ihtiyacı durumunda, her iki sistemdeki verilerin ayrı ayrı güncellenmesi gerekmektedir. Bu yüzden zamanla birbirinden farklılık gösteren sistemlere güven azalır, raporlama fonksiyonlarında hangi sistemin doğru çalışıp çalışmadığına karar verilemez. Personel giderlerini artıran bu yapıda, çalışan memnuniyeti giderek düşer ve verimsizleşir.
Üçüncü olarak departmanlar arası veri alışverişi sırasında kaybolan zamandan ve verimsizleşen efordan bahsedelim. Yapısal yetkilendirme yeteneği ile SAP, çözüm ortağı olduğu kurumun yapısına özgü olarak, aynı ekran üzerinde hangi kullanıcının hangi verileri görebileceğine, hangi işlemleri yapıp yapamayacağına karar verir. Yine bir örnekle açıklamak gerekirse, muhasebe departmanı ile öğrenci işleri departmanını inceleyelim. Özellikle çok hızlı aksiyon gerektiren yoğun kayıt dönemlerinde, mali yükümlülüklerini yerine getiren öğrencilerin bilgileri muhasebe departmanından, öğrenci işleri tarafından kontrol amaçlı talep edilir. Bu verilerin derlenmesi ve toparlanması uzun zaman alırken, farklı uzantılardaki öğrenci işlerine gönderilen dokümanların öğrenci işleri tarafından sistemde anlamlandırılması yine zahmetli, hataya açık ve uzun zaman alan bir efor yaratmaktadır. Bu dağınık çözümler yerine SAP ERP sistemine sahip departmanların kural yönetimleri ve kontrolleri, entegre sistem tarafından üstlenilirken, aynı veri tabanını kullandıkları çözümlerde kendileri için özel olarak geliştirilmiş ve yetkilendirilmiş raporlar ile diğer departmanların kapısını hiç çalmadan, saniyeler içinde ilgili verilere ulaşabilirler. Tüm departmanlar bu sayede ilgili sistem kontrollerine sistem otomasyonu ile sahip olurken aynı zamanda bağımsız, anlık ve doğru veriye ulaşmış olur. Departmanların birbirleri üzerindeki iş eforu bu sayede azaltılmış olur. Aynı ekranları kullanan farklı departmanlardaki kullanıcıların eğitim maliyetleri de minimize edilmiş olur.
Dördüncü büyük nokta; tek bir sistem çatısı altında toplanan tüm sistemler standart entegrasyonlar ile çalışmakta, bir departmanın tetiklediği bir işlem anında diğer ilgili departmanın ekranına düşmektedir. Bugün “Best of Breed” yapılarının getirdiği en büyük dezavantaj entegrasyonel maliyetlerdir. Yapısında entegrasyon olmayan, entegrasyon felsefesini temelinde bulundurmayan bu yapıda, farklı sistemleri birbirleri ile konuşturmak adına birçok yama çözüme gidilmekte, bu çözümlerde genellikle sağlıklı çalışmamaktadır. Sürekli çıkan bu entegrasyonel sorunları çözmek adına, farklı programların yazılımını yapan firmalardan ortak zamanda personel planı yapılması zor olmaktadır, ki yapılsa bile entegrasyonun doğru çalışabilmesi adına gerekli efor çok büyük olmaktadır. Özellikle kurumun, eğitim sektöründe olduğu gibi kural yönetimi değişken ise, bu gibi entegrasyonel sorunlar ile uğraşmak neredeyse imkansız hale gelmektedir.
Beşinci neden, çoğu tak çalıştır mantığı ile çalışan bu farklı çözümlerin bir diğer kırılgan noktası, esnek olmayan yapılarıdır. Her şirketin işleyiş yapısı birbirinden farklıdır. Bu farklılıklar karşısında esnek olmayan yapılar, kurumların ihtiyacı olduğu doğru çözüme cevap veremez. Birçok farklı süreç karşısında yetersiz kalan bu gibi programların sonradan değiştirilmesi ise istenmeyen sonuçlara neden olmaktadır. Standart kod disiplini olmayan bu gibi programlarda, kodlarda değişiklik yapan kişiler farklılaştıkça, programın standart kalitesinde negatif yönde dalgalanmalar olur. Gün geçtikçe çöplüğe dönen kod mantığı ve veri tabanı zamanla işlevselliği tamamen kaybeder.
Bugün sistemlerin yaşadığı sorunlardan biri de güncel kalabilmektir. Sürekli ve hızlı değişen bugünün teknoloji ortamında kendisini yenilemeyen, her yerden, zaman ve cihaz bağımsız ulaşılamayan yazılımlar, doğal seleksiyona uğrayacaktır. SAP vermiş olduğu destek hizmetleri ile, sisteminizi hep güncel tutmanızı ve sistemde var olan herhangi bir sorun karşısında, ister geniş partner ağı isterse de uzaktan bağlantı seçenekleri ile probleminizi çözüme kavuşturur. Kurmuş olduğu, portaller ve destek siteleri kullanıcılarını desteklemeye yıllardır devam etmektedir.
Süreklilik konusunda lokal çözümlerin asla veremeyeceği garantiyi, 1972’den bu yana büyüyen gücüyle SAP, çözüm ortaklarına sunmaktadır. Özellikle son dönemlerde eğitim sektörüne yaptığı yatırımları giderek artıran SAP’nin, yukarıda bahsetmiş olduğum büyük avantajları ile IS-HER-CM (Higher Education & Research – Yüksek Öğrenim Çözümü ) endüstrisi altında çıkardığı SLcM (Student Life Cycle Management) Çözümünü incelemenizi şiddetle tavsiye ederim.
Sonuç olarak neden giderek kalabalıklaşan eğitim kurumlarının SAP’ye olan ihtiyacının, en az üretim yapan bir şirketin duyduğu ihtiyaç kadar kritik olduğunu açıklamaya çalıştım.
Gördüğünüz gibi yukarıda bahsettiğim tüm noktalar sektör bağımsızdır yani SAP’nin koşmadığı hemen hemen tüm sektörlerde yaşanan ortak problemlerdir. SLcM’in merkezileştirildiği (Öğrenci, akademisyen ve öğrenci işlerinin tüm akademik süreçlerini kapsar.), eğitim ve yurt ücretleri, müşteri ilişkileri yönetimi, satın alma, mali muhasebe, insan kaynakları gibi birçok farklı modülün çevresine konumlandırıldığı projeleri kurumların kendi kişilik yapılarına göre, kendilerine has süreçleri, kendilerine özgü çözümlerle çözmek ve projeyi bir kez doğru bir şekilde yapmak mümkündür. Bu yaklaşım, ilk bakıldığında yatırım maliyeti yüksek gibi görünse de diğer yaklaşımların uzun vadede çıkarmış oldukları maliyetlerin SAP’nin maliyetlerini kat kat geçtiği söylenebilir. Fiyat performans karşılaştırması ile SAP’nin kurumunuza katacağı prestij ise ayrı bir konu başlığıdır.
Görkem KARSLI
SLcM Çözüm Yöneticisi
Bilgi için tıklayın
